De zoekfuncties die hier worden aangeboden maken het mogelijk informatie te vinden in de toegangen op archieven en collecties bij de participerende archiefdiensten. In toegangen (inventarissen, plaatsingslijsten, indexen) worden archiefstukken globaal beschreven. In het algemeen zijn archieven geordend en een inventaris is een weerslag van die ordening. Een plaatsingslijst geeft beschrijvingen van stukken zonder een vergaande ordening. Indexen zijn lijsten met namen e.d. die specifieke informatie geven.

U zoekt in de tekst van een toegang.

Als een zoekactie een resultaat oplevert, dan wordt dit resultaat gepresenteerd als een lijst met archieftitels. Per archieftitel wordt aangegeven bij welke archiefdienst het betreffende archief wordt beheerd.

Het kan zijn dat het opgegeven woord voorkomt in de titel van een archief, maar vaker zal het woord in één of meer beschrijvingen voorkomen. Door op de button voor de archieftitel te klikken krijgt u de stukken te zien die voldoen aan de zoekvraag en/of de gehele inventaris van het betreffende archief. Onder kenmerken wordt informatie over het archief getoond.

Vaak kan de tekst van een archiefbeschrijving worden aangeklikt. U krijgt dan aanvullende informatie over dat archiefstuk en eventueel de wijze waarop het kan worden gereserveerd.

Basisprincipes bij het zoeken

Er zijn meerdere manieren zoeken mogelijk. Zoeken met alle opgegeven woorden, zoeken met een serie woorden of zoeken met één van de opgegeven woorden. U kunt het zoekresultaat specifieker maken door een periode op te geven of een archiefdienst te selecteren.

De zoekmachine zoekt alleen naar resultaten die precies overeenstemmen met uw zoekterm(en); als u zoekt naar 'Vereniging' vindt u dus geen beschrijvingen met het woord 'Vereeniging'. U kunt op beide woorden zoeken door bij uitgebreid zoeken beide woorden in te typen in het vakje 'zoeken met één van de woorden'. Gebruik in principe gehele woorden.

Het verschil tussen 'zoeken met alle woorden' en 'zoeken met één van de woorden'? Zoeken met alle woorden geeft in principe een verfijnder zoekresultaat, terwijl zoeken met één van de woorden een ruimer resultaat oplevert. Gebruik van deze laatste functie wordt aanbevolen als het zoekresultaat beperkt is of bij een bekende variatie op de schrijfwijze.

Zoekbewerkingen 'met exact de zin' U kunt ook zoeken 'met exact de zin'. Op deze wijze kunt u bijvoorbeeld zoeken op de naam van een vereniging, een kerk, een bedrijf. Realiseert u zich bij het gebruik van deze functie wel dat de schrijfwijze exact gelijk moet zijn.

Zoektermen worden gecombineerd De zoekfunctie voegt automatisch "en" toe tussen de verschillende zoekmogelijkheden die worden gebruikt. Zo kunnen 'zoeken met alle woorden' en 'zoeken met één van de woorden' worden gecombineerd.

Bijzondere zoekfuncties en uitgesloten tekens en woorden

Door een $-teken voor een zoekterm te zetten, zoekt u naar woorden met dezelfde taalkundige oorsprong. Voorbeeld: $repatriëren levert als zoekresultaat tevens vervoegingen van repatriëren op zoals gerepatrieerde, repatriërende. Of bijvoorbeeld $weg. Dat levert naast weg ook wegen, rijkswegen of wegenreglement op.

Door een ?-teken voor een zoekterm te zetten, zoekt u naar woorden met dezelfde klank. Voorbeeld: ?visser geeft tevens resultaten met visscher, visschers, vissers, visschen en visserij.

Een _ (underscore) vervangt een letter, een % vervangt een aantal letters.

Het maakt niet uit of u hoofdletters of kleine letters gebruikt. Leestekens hebben geen invloed op het zoekresultaat.

Een aantal woorden zijn uitgesloten omdat ze te vaak voorkomen om er nuttig mee te kunnen zoeken. Zoeken op 'de' levert bijvoorbeeld geen resultaat op. Dergelijke stopwoorden mogen wel worden gebruikt in 'met exact de zin'.

Reserveren en inzien van archiefstukken

Als u het gevonden archiefstuk wilt inzien neemt u contact op met het betreffende archiefdienst. Dat kan per e-mail, post of telefoon. U maakt een afspraak om het archiefstuk op de studiezaal te kunnen bestuderen. Om wachten te voorkomen kunt u de stukken vooraf reserveren. Over het algemeen zijn de archieven openbaar en mogen archiefstukken gratis worden ingezien in de studiezaal. Er zijn echter uitzonderingen. Sommige archieven of archiefstukken zijn niet of slechts beperkt openbaar. Meestal heeft dat te maken met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Hoe kan ik mijn zoekresultaten beperken?

Soms gaat een zoekbewerking naar het juiste gebied, maar zijn er te veel resultaten. Om het aantal zoekresultaten te beperken, kunt u een nieuwe zoekbewerking opgeven met meer woorden die van toepassing moeten zijn. Het verfijnen van de vraag Archieven.nl maakt dit proces eenvoudig. Door een periode aan te geven wordt het zoekresultaat ook specifieker.

Wat is het verschil tussen 'zoeken met alle woorden' en 'zoeken met één van de woorden'?

Zoeken met alle woorden geeft in principe een verfijnder zoekresultaat, terwijl zoeken met één van de woorden een ruimer resultaat oplevert. Gebruik van deze laatste functie wordt aanbevolen als het zoekresultaat beperkt is of bij een bekende variatie op de schrijfwijze.

Moet ik het volledige woord typen?

Ja, in principe dient u een volledig woord in de typen . Archieven.nl gaat uit van de woorden die in archiefbeschrijvingen worden gebruikt.

Moet ik hoofdletters typen?

De zoekbewerkingen van archieven.nl houden geen rekening met hoofd- of kleine letters. Alle letters, ongeacht hoe u ze typt, worden beschouwd als kleine letters. Voorbeeld: als u zoekt op 'biNNENlandse', 'Binnenlandse' of 'BINNENLANDSE', krijgt u hetzelfde resultaat.